Les présentes lignes directrices portent principalement sur l’utilisation des médias sociaux par des personnes qui représentent leur faculté, leur département ou leur unité. Elles ne remplacent aucune politique, procédure ou ligne directrice de l’Université Ã山ǿ¼é. Les étudiant(e)s autorisé(e)s à publier des messages sur les médias sociaux de l’Université doivent également s’y conformer.
Ces lignes directrices ont pour objectif premier de guider les gestionnaires de médias sociaux, mais elles peuvent également être utiles aux membres du personnel, aux groupes étudiants et à d’autres personnes qui gèrent et surveillent des sites professionnels ou personnels.
Les membres du corps professoral, du personnel et de l’effectif étudiant doivent respecter des normes d’éthique et de comportement qui favorisent un environnement de respect, de confiance et d’inclusion, ainsi que l’excellence académique. (Consulter les politiques et les règlements.)
Avant de démarrer ou de poursuivre vos activités sur les médias sociaux, prenez le temps de vous assurer de la cohérence des normes d’utilisation. Les présentes lignes directrices continueront d’évoluer en fonction des commentaires reçus de la communauté. N’oubliez pas de consulter notre liste de ressources, qui renferme notamment des politiques de l’Université Ã山ǿ¼é et des conseils généraux sur les différentes plateformes.
Utilisation des médias sociaux par les membres du personnel et les étudiant(e)s
Les médias sociaux sont très utiles pour les communications entre collègues, mais une utilisation imprudente pourrait avoir de graves conséquences. Lisez la rubrique des TI, et gardez à l’esprit que dans une page, une discussion de groupe ou une page de profil, qu’elle soit publique ou privée, tous les renseignements que vous donnez sur vous ou sur une autre personne peuvent être copiés et republiés ailleurs.
Nous vous encourageons à utiliser les médias sociaux pour votre travail, mais n’oubliez pas que toutes vos interventions, même celles que vous effectuez à titre personnel, peuvent avoir des répercussions sur l’Université si votre profil indique votre lien avec Ã山ǿ¼é.
Dans des publications personnelles, vous pouvez indiquer que vous faites partie du personnel ou du corps professoral, mais précisez que vous exprimez votre opinion en tant que membre du milieu de l’enseignement supérieur et non à titre de représentant(e) officiel(le) de l’Université Ã山ǿ¼é.
Facultés, départements et unités de l’Université Ã山ǿ¼é
Si vous désirez créer un compte, communiquez avec l’équipe Médias sociaux pour en savoir plus sur les lignes directrices pour les médias sociaux de l’Université et sur la stratégie, les buts, les communications et les pratiques exemplaires, ainsi que pour demander un avatar de Ã山ǿ¼é.
Nous fournirons une formation aux nouveaux(-elles) gestionnaires des médias sociaux des facultés et des conseils aux gestionnaires d’unité.
Si vous songez à créer un compte de médias sociaux, veillez à mettre en place une stratégie de gestion à long terme assortie de buts.
Quels sont mes buts? Qui est mon auditoire? Quels sont les messages que je veux communiquer et comment vais-je m’y prendre? Est-ce que je peux atteindre mes buts en collaborant avec la faculté? Quelle est la meilleure façon de rejoindre mon auditoire? Quelle plateforme me convient le mieux? Disposons-nous des ressources nécessaires actuellement et à long terme? Comment gérerons-nous le compte? Comment mesurerons-nous notre succès?
Les bases
Faites preuve de bon sens
Veillez à la protection de la vie privée
Faites preuve de courtoisie et d’honnêteté
À publier
Lisez et suivez des pages similaires qui attirent les abonnés. Quels types de publications y retrouve-t-on?
- De nombreuses ressources de Ã山ǿ¼é renferment du contenu intéressant : la Salle de presse, r, , Ã山ǿ¼é dans la ville, les bulletins d’information des facultés et les articles sur les bons coups de Ã山ǿ¼é dans les médias, notamment.
- Activités intéressantes à venir (cours, conférences, sorties, etc.)
- Prix ou félicitations à l’intention de personnes ou de groupes dans votre faculté ou département
- Photographies et vidéos (de bonne qualité); elles sont très attractives
Utilisez la règle 5-3-2, selon laquelle, pour 10 publications :
- cinq relaient du contenu provenant d’autres sources;
- trois renferment du contenu pertinent que vous avez produit vous-même;
- deux renferment des messages personnels et amusants qui dépeignent le côté humain de votre unité.
Composez vos publications avec soin et rigueur. Demandez-vous si votre message pourrait offenser quelqu’un ou porter atteinte à la réputation de l’Université ou des membres de sa communauté. Vous avez des doutes? Consultez-nous.
À éviter
- Se prononcer sur des sujets controversés. N’oubliez pas que vous représentez votre département, votre faculté et l’Université et que, collectivement, nous n’exprimons pas d’opinion. Vous ne devez jamais prendre position au sujet d’une nouvelle qui concerne l’Université. Des membres de notre communauté peuvent émettre des opinions, mais ne doivent jamais parler au nom de l’Université, d’une faculté ou d’un département. Lorsque nous relayons l’opinion d’un membre de notre communauté, il faut bien indiquer qu’il s’agit bien d'une opinion.Ìý
- Faire de la publicité. Publiez plutôt du contenu informatif et utile.
- Afficher des publications virales qui sont futiles, négatives ou diffamatoires.
- Afficher des publications qui renferment des fautes d’orthographe ou des erreurs grammaticales.
- Publier du contenu au ton inégal. Vos profils de médias sociaux sont le prolongement de votre unité, et bien que le format de la plateforme pose certaines restrictions, c’est vous qui décidez des propos et du ton à adopter dans vos publications. En créant votre contenu, repensez vos personas. Réfléchissez aux messages qu’ils pourraient afficher sur les médias sociaux et à leur façon de s’exprimer. Veillez ensuite à ce que votre contenu corresponde le plus possible aux styles et aux thèmes que vous aurez définis.
- Publier le même message sur toutes les plateformes. Les médias sociaux ont tous leurs particularités; ils s’adressent à des groupes d’âge différents et se prêtent à des contenus différents. Sur LinkedIn, on retrouve principalement du texte et un ton professionnel, sur Instagram, la plupart des publications sont visuelles et informelles, alors que Twitter se prête bien aux messages très courts, aux émojis et aux images GIF. Créez votre contenu en fonction de la plateforme.
- Publier du contenu sans mentionner la source. Voyez chaque partage de contenu comme une belle occasion de créer des contacts. Cliquez sur le bouton « Partager » afin que la source soit automatiquement liée à la publication. Vous pouvez également publier le contenu dans votre profil et ajouter le pseudo de la source.
- Publier des messages truffés de mots-clics. Une publication qui contient trop de mots-clics peut devenir illisible, et les mots-clics pertinents risquent de passer inaperçus. Avant de publier votre message, testez vos mots-clics pour vous assurer qu’ils correspondent à votre auditoire et à votre contenu.
Publiez régulièrement
Vous devez entretenir l’intérêt de vos abonné(e)s. Si vous n’alimentez votre page ou votre fil que sporadiquement, vos abonné(e)s se lasseront et vous n’attirerez pas de nouvelles personnes. De plus, des pages d’unité, de département ou de faculté mal gérées portent atteinte à l’image de l’Université. Bien utilisées, vos plateformes de médias sociaux deviendront un outil de communication et de rayonnement efficace pour votre unité.
Combien de publications faut-il faire? Tout dépend du contenu ou de la plateforme. Faites des tests. Recevez-vous des commentaires? Votre nombre d’abonné(e)s augmente-t-il? Perdez-vous des abonné(e)s? Si vous décidez de ne plus utiliser le compte de média social de votre département ou faculté, désactivez, dépubliez ou supprimez votre compte, et faites-le-nous savoir.
La bonne personne pour le poste
La personne que vous choisirez pour ce poste doit aimer interagir avec les autres, faire preuve de jugement, posséder des compétences en rédaction et connaître les plateformes.
La navigation en toute sécurité
Un mot de passe unique et robuste est l’un des meilleurs outils de protection en ligne. N’utilisez jamais le mot de passe de votre compte de courriel de Ã山ǿ¼é pour vos comptes de médias sociaux. Les mots de passe faibles sont faciles à deviner et peuvent ouvrir la voie à des problèmes graves : vol d’identité, perte de données confidentielles et, dans certains cas, compromission d’un système. Consultez les sur la création d’un mot de passe robuste et sûr. Pour chaque compte de médias sociaux, il faut désigner au moins deux membres du personnel comme administrateurs et un membre de l’équipe des communications centrales comme administrateur silencieux. Sur les plateformes de médias sociaux, utilisez un compte de messagerie de service de Ã山ǿ¼é pour la réinitialisation des mots de passe. (Veillez à ce que les identifiants d’authentification soient transmis lorsqu’une personne quitte un poste et à ce que les connexions soient réinitialisées.) Fournissez un mot de passe temporaire et réinitialisez-le après une prise de contrôle Instagram. Si des stagiaires ou des membres du personnel occasionnels interviennent dans les comptes de médias sociaux, surveillez de près leur travail et, si possible, approuvez leurs publications avant l’affichage.
Concours
On utilise souvent les concours pour attirer l’attention. Les concours organisés sur les plateformes de médias sociaux sont soumis aux lois et règlements en vigueur. Les gestionnaires doivent connaître les règles et restrictions applicables aux différentes plateformes. Au Québec, la ainsi que les énoncent les exigences à suivre pour l’organisation d’un concours publicitaire dont la valeur totale des prix est supérieure à 100 $.
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updated December 2020 -LD
