Ă山ǿĽé

Charte de l'audit interne

Tel qu'approuvé par le Comité d'audit et risque du Conseil des gouverneurs le 30 janvier 2014

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La mission du Service d'audit interne (« AI ») de l’UniversitĂ© Ă山ǿĽé est de fournir une expertise et l’assurance d’une source indĂ©pendante et objective, afin de rehausser la valeur et d’amĂ©liorer les opĂ©rations de l’UniversitĂ© Ă山ǿĽé. Elle aide l’UniversitĂ© Ă山ǿĽé Ă  atteindre ses objectifs en lui apportant une mĂ©thode systĂ©matique et disciplinĂ©e d’évaluation et d’amĂ©lioration de l’efficacitĂ© des processus de gestion du risque, de contrĂ´le et de gouvernance.

Mandat de la l'audit interne

L' AI a la responsabilité :

  • d’assurer que l’UniversitĂ© a mis en oeuvre un système efficace de contrĂ´le interne pour gĂ©rer les risques auxquels l’établissement est exposĂ©;
  • de donner une garantie indĂ©pendante et Ă©conomique que les contrĂ´les internes sont efficaces;
  • d’aider les membres de l’UniversitĂ© Ă  bien s’acquitter de leurs responsabilitĂ©s par la prĂ©sentation de rapports, de recommandations, d’avis et de renseignements concernant les activitĂ©s examinĂ©es.

Plus particulièrement, le champ d’activité de l'AI inclut (sans s’y limiter) :

  • les fonctions d’évaluation, de consultation et d’éducation visant les processus financiers et opĂ©rationnels, les contrĂ´les, et les risques et expositions connexes;
  • les conseils et l’orientation sur les contrĂ´les et risques liĂ©s aux nouvelles politiques et procĂ©dures et nouveaux systèmes et processus;
  • la vĂ©rification de l’existence physique des biens de l’UniversitĂ©, et du maintien des mesures de protection pour Ă©viter les pertes;
  • l’examen du degrĂ© de conformitĂ© aux politiques et procĂ©dures de l’UniversitĂ©;
  • l’examen du degrĂ© de conformitĂ© aux politiques et procĂ©dures des agences et organes de rĂ©glementation ayant un droit de regard sur les activitĂ©s de l’UniversitĂ©;
  • l’examen du degrĂ© de conformitĂ© aux lois et règlements provinciaux et fĂ©dĂ©raux;
  • l’évaluation de l’exactitude, l’efficience et l’efficacitĂ© des systèmes Ă©lectroniques d’information et de traitement des donnĂ©es de l’UniversitĂ©;
  • l’examen de l’efficience et l’efficacitĂ© des unitĂ©s dans l’accomplissement de leur mission et l’identification de possibilitĂ©s opĂ©rationnelles de rĂ©aliser des Ă©conomies et d’accroĂ®tre les revenus;
  • l’assistance aux vĂ©rificateurs externes et la coordination des efforts de vĂ©rification avec ceux-ci;
  • l’enquĂŞte sur les fraudes et autres types d’inconduite Ă  caractère financier.

Indépendance et objectivité

L'AI reste libre de toute ingérence de toute partie de l’établissement, entre autres en ce qui concerne la sélection, la portée, les procédures, la fréquence, le calendrier d'audits, ou le contenu du rapport d'audit, pour assurer le maintien d’un état d’esprit indépendant et objectif, essentiel à la fonction.

Les vérificateurs internes n’ont aucune responsabilité opérationnelle ni autorité directe sur les activités vérifiées quelles qu’elles soient. Par conséquent, ils ne procèdent pas à la mise en oeuvre de contrôles internes, l’élaboration de procédures, la mise en place de systèmes ou la préparation de documents comptables, et n’exercent aucune activité qui pourrait altérer leur jugement en tant que vérificateur interne.

Les vérificateurs internes font preuve du niveau le plus élevé d’objectivité professionnelle dans la collecte, l’évaluation et la communication des renseignements sur l’activité ou le processus examiné.

Directeur général

Le Service d'audit interne a un directeur général nommé par le vice-principal, Administration et finances, après consultation auprès du président du Comité d'audit et risque du Conseil des gouverneurs (« Comité d'audit»).

Les conditions d’emploi du directeur général sont fixées par le vice-principal, Administration et finances après consultation auprès du président du Comité d'audit, et ces conditions doivent respecter les normes établies pour l’emploi de cadres supérieurs de l’équipe de direction.

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Pour pouvoir réaliser son mandat, l'AI a un accès complet et sans entrave au Comité d'audit (par l’intermédiaire de son président) et l’autorité de vérifier toutes les opérations de l’Université et, à cette fin, a un accès sans restriction à :

  • tous les documents de l’UniversitĂ©;
  • tous les systèmes d’information de l’UniversitĂ©;
  • toutes les unitĂ©s de l’UniversitĂ© et leur personnel;
  • tous les biens et avoirs de l’UniversitĂ©.

Remarque : Lorsque nécessaire, l'AI demande aux membres de l’Université de coopérer activement à ses travaux et de répondre promptement à ses demandes d’information ou d’accès aux installations, documents et systèmes d’information.

Soutien administratif de l’établissement

Le Comité d'audit, de concert avec les dirigeants administratifs de l’Université, fait en sorte que l'AI et son directeur général aient toute l’indépendance, les ressources et le soutien administratif de l’établissement pour remplir leurs fonctions de façon adéquate et efficace.

Plan de l'audit interne

De concert avec le Comité d'audit, et après avoir consulté la haute direction de l’Université, le directeur général décide chaque année des activités de l'AI en élaborant un plan d'audit interne.

Le plan d'audit interne est préparé à l’aide d’une méthode fondée sur l’analyse des risques et détermine :

  • toutes les activitĂ©s d'audit interne projetĂ©es pour l’annĂ©e;
  • la justification de chaque activitĂ© d'audit interne;
  • les objectifs ultimes de chaque activitĂ© de l'audit interne;
  • les activitĂ©s qui pourraient exiger le recours Ă  des ressources externes.

Le plan doit tenir compte de la nécessité pour l'AI de répondre à des questions imprévues pouvant être soulevées au cours de l’année. Tout écart important par rapport au plan approuvé d'audit interne sera signalé au Comité d'audit et à la haute direction de l’Université par le truchement de rapports d’étape réguliers.

Rapports

Au Comité d'audit
Le directeur général doit faire rapport au Comité d'audit (par l’intermédiaire de son président). Plus précisément, le directeur général doit faire un rapport écrit au Comité d'audit:

  • pĂ©riodiquement sur l’avancement des travaux et les rĂ©sultats des activitĂ©s de l'AI pendant l’exercice financier en cours, et annuellement sur les activitĂ©s de l’exercice prĂ©cĂ©dent;
  • chaque fois qu’il y a des indices de dĂ©tournement de fonds ou autre activitĂ© inappropriĂ©e;
  • chaque fois qu’une unitĂ© ou personne omet de prendre les mesures correctives indiquĂ©es, après avoir Ă©tĂ© avisĂ©e par l'AI des questions requĂ©rant une attention.

Lorsque les circonstances le justifient, le directeur général ne rend compte qu’au Comité d'audit.

Au vice-principal, Administration et finances
Le directeur général doit faire rapport au vice-principal, Administration et finances de l’administration, des activités et du fonctionnement au jour le jour de la VI.

Aux unités et aux personnes
Le directeur général doit s’assurer que

  • chaque unitĂ© ou personne dont les documents comptables ou activitĂ©s font l’objet d’une audit, reçoit un rapport Ă©crit des conclusions de l'audit;
  • d’autres unitĂ©s ou personnes ayant un intĂ©rĂŞt lĂ©gitime dans l'audit de cette unitĂ© ou personne, reçoivent aussi une copie du rapport.

Dans le cas où le rapport divulgue des faits qui requièrent l’attention de la personne ou l’unité, le rapport doit

  • inclure une rĂ©ponse de la personne ou unitĂ© dĂ©crivant les mesures correctives qui ont Ă©tĂ© ou qui seront prises pour rĂ©gler la question;
  • fixer le dĂ©lai dans lequel la personne ou l’unitĂ© doit mettre en oeuvre les mesures correctives;
  • indiquer les « pratiques exemplaires » d’établissements comparables dans le traitement de cette question (le cas Ă©chĂ©ant).

L'AI demeure responsable d’assurer que les mesures correctives sont adéquates pour atténuer les risques importants constatés.

Évaluation périodique

Le directeur général de l'AI rend compte régulièrement au Comité d'audit et à la haute direction des buts, de l’autorité et de la responsabilité de la VI, ainsi que des résultats obtenus par rapport à son plan. Les rapports doivent aussi porter sur l’exposition à des risques significatifs et les questions relatives aux contrôles, y compris les risques de fraude, les problèmes de gouvernance et autres questions soulevées par la haute direction ou le Comité d'audit.

De plus, le directeur général de l'AI communique au Comité d'audit et à la haute direction, l’information sur l’assurance de la qualité et le programme d’amélioration de l'AI incluant les résultats des évaluations internes et externes en cours.

Code de conduite

Le directeur général et tous les membres de l'AI doivent se conformer aux politiques de l’Université en matière de conflit d’intérêts et de conflit d’engagements et appliquer le Code de déontologie de l’Institut des vérificateurs internes, selon lequel les vérificateurs internes doivent :

  • s’acquitter de leurs obligations avec honnĂŞtetĂ©, diligence et responsabilitĂ©;
  • observer la loi et divulguer les renseignements prĂ©vus par la loi et la profession;
  • Ă©viter de prendre consciemment part Ă  une activitĂ© inappropriĂ©e ou de commettre des actes qui discrĂ©diteraient la profession ou l’UniversitĂ©;
  • respecter les objectifs lĂ©gitimes et les principes dĂ©ontologiques de l’UniversitĂ© et y contribuer;
  • Ă©viter de prendre part Ă  toute activitĂ© ou relation pouvant compromettre ou risquer de compromettre le caractère impartial de leur Ă©valuation;
  • s’abstenir d’accepter quoi que ce soit pouvant compromettre ou donner l’impression de compromettre leur jugement professionnel;
  • divulguer tous les faits importants dĂ©couverts qui, s’ils n’étaient pas divulguĂ©s, pourraient fausser les rapports sur les activitĂ©s faisant l’objet d’un examen;
  • faire preuve de prudence dans l’utilisation et la protection de tous les renseignements qu’ils obtiennent dans l’exercice de leurs fonctions;
  • s’abstenir d’utiliser toute information Ă  des fins de gain personnel ou d’une façon qui serait contraire Ă  la loi ou qui porterait atteinte aux objectifs lĂ©gitimes et aux principes dĂ©ontologiques de l’UniversitĂ©.
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