Ã山ǿ¼é

Note de service

À : Communauté RH et gestionnaires d’embauche

De : Francis Desjardins, Directeur, Relations de travail

Objet : Restrictions relatives au travail à distance à l’extérieur de la province

Date : 9 novembre 2023

Chers collègues,

Au cours des derniers mois, nous avons reçu un nombre accru de demandes d’embauche de candidats vivant et travaillant à l’extérieur de la province ou à l’étranger. De plus, dans quelques cas, nous avons été informés, après coup, qu’une faculté ou une unité avait procédé à l’embauche d’un candidat travaillant et vivant à l’étranger, sans autorisation préalable.

La présente note de service vise à clarifier la position de l’Université en ce qui concerne le travail à l’extérieur de la province.

Bien que Ã山ǿ¼é favorise l’adoption de modalités de travail flexibles, l'Université ne peut pas avoir d'employés vivant et travaillant dans une juridiction autre que le Québec¹. Cela entraînerait des fardeaux législatifs et d’employabilité trop lourds pour que l’institution puisse les assumer.

Voici quelques-unes des principales contraintes et obstacles qui limitent notre capacité à avoir des employés travaillant dans d’autres zones géographiques :

Complexités juridiques et réglementaires : L'embauche d'employés dans différentes provinces ou pays implique de naviguer dans des cadres juridiques et réglementaires complexes. Le respect de diverses lois du travail, réglementations en matière de santé et de sécurité, réglementations fiscales et normes d’emploi peut être très difficile. De plus, cette situation ouvrirait la porte à des litiges à l'extérieur de la province, qui doivent être évités.

Immigration : Les employés doivent avoir le droit de vivre et de travailler dans un pays. Les employeurs sont généralement légalement responsables de s’assurer que les employés ont le droit de travailler à l’étranger, et la documentation pour valider cela. Le non-respect des règles d’immigration peut entraîner une responsabilité pénale, des audits et des amendes par les autorités locales de l’immigration.

Fardeau administratif : La gestion des employés éloignés dans différents endroits géographiques nécessite d'importantes ressources administratives. Cela implique la coordination de la paie, des avantages sociaux et d'autres fonctions des RH dans plusieurs localités.

Sécurité et confidentialité des données : Travailler à distance à partir d'un autre pays peut augmenter le risque de menaces à la sécurité des données telles que le piratage et la cyberfraude. Cela expose l'organisation, les collègues et la personne à distance à un plus grand risque.

Considérations relatives aux coûts : L'expansion dans de nouvelles régions peut impliquer une augmentation des coûts opérationnels, y compris ceux liés à la conformité légale, aux taxes et aux avantages sociaux. Ces dépenses supplémentaires peuvent mettre à rude épreuve nos ressources financières.

Régime de retraite et avantages sociaux : L'admissibilité à la couverture des prestations est affectée par le lieu de résidence. Par exemple, pour être admissibles au Régime complémentaire de soins de santé, les employés doivent être couverts par un régime provincial d’assurance- maladie, comme la RAMQ au Québec, et pour être admissibles à une couverture d’assurance-vie, les employés doivent être citoyens canadiens ou résidents canadiens. C’est la même chose pour le Régime de retraite, pour être admissible, une personne doit être résident canadien. Ils ne sont pas admissibles à participer s'ils travaillent et résident à l'extérieur du Canada.

Différences de fuseau horaire et gestion des performances : Les variations de fuseaux horaires peuvent affecter la collaboration, la communication et la productivité de l'équipe. Cela peut entraîner des problèmes liés à la planification des réunions, à la résolution de questions urgentes et au maintien d’un environnement de travail cohésif. De plus, le fait qu'un employé qui vit à l'extérieur de la province travaille à 100 % à distance limite la capacité d'un gestionnaire à gérer le rendement et à demander une présence sur le campus au besoin.

Modalités de travail flexibles : Le régime de travail flexible intérimaire (IFWA) de l'Université ne permet pas aux employés de travailler à distance 100% du temps. Le permettre pour les employés embauchés à l’extérieur de la province créerait des iniquités internes.

Compte tenu de tous ces facteurs, il est dans le meilleur intérêt de l’Université de n’embaucher que des employés qui sont en mesure d’effectuer leur travail au Québec.

Les employés qui travaillent au Québec, mais qui résident à l’extérieur de la province et au Canada, devraient également vivre assez près de leur campus « d’origine », que ce soit au centre-ville de Montréal, à Gatineau, à MacDonald ou à Mont-Saint-Hilaire, pour se rendre au travail de la même façon que leurs collègues.

Nous faisons confiance à votre compréhension et vous invitons à nous contacter pour toute question ou tout besoin que vous pourriez avoir en relation avec les pratiques d’emploi locales.

Cordialement,

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Francis Desjardins, CRIA

Directeur, Relations de travail | Université Ã山ǿ¼é

1 Cela ne s'applique pas aux employés qui vivent à l'extérieur de la province, mais qui travaillent au Québec