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Offre d'emploi: Coordinateur/trice administratif/ve, Recherche en organisation des services sur l'Alzheimer (ROSA)
笔耻产濒颈茅: 11 February 2019
DESCRIPTION DU POSTE
Titre: Coordinateur/trice administratif/ve
Nombre d鈥檋eure par semaine: (temps plein) 28-35h par semaine, selon les disponibilit茅s de l鈥檃ppliquant
脡chelle de salaire : 21,85$ - 24,59$
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- Soutient la chercheure principale (PI) et la coordonnatrice de recherche sur le plan administratif. Agit en tant que personne-ressource initiale par rapport aux politiques et aux proc茅dures de l鈥櫭﹒uipe de recherche.
- Contribue 脿 assurer le bon fonctionnement de l鈥櫭﹒uipe.
- Coordonne les rencontres, notamment la prise de rendez-vous, la pr茅paration de l鈥檃genda, la prise et la distribution des minutes, et fait le suivi des d茅cisions prises durant les rencontres. Agis en tant que secr茅taire de s茅ance lorsqu鈥檃ppropri茅.
- Coordonne, pr茅pare les brouillons et relis les rapports annuels, la correspondance et d鈥檃utres documents, en anglais et en fran莽ais.
- Formatte des documents, tels que les r茅sum茅s de recherche, les graphiques et les posters.
- Administre et maintient les fonds de recherche (canadiens et internationaux) : r茅concilie les fonds tous les mois, g猫re les factures et les demandes de remboursement. Enqu锚te sur les 茅carts observ茅s et s鈥檃ssure que les probl猫mes soient r茅gl茅s. Maintient les rapports financiers 脿 jour. S鈥檃ssure que les comptes soient maintenus conform茅ment aux standards des auditeurs. Si et quand un auditeur demande de l鈥檌nformation, s鈥檃ssure qu鈥檈lle lui soit donn茅e promptement.
- Communique avec le Service de comptabilit茅, les Ressources humaines (RH) et le Bureau de la paie 脿 l鈥橧nstitut Lady Davis (LDI) de l鈥橦么pital g茅n茅ral juif (HGJ).
- Aide 脿 initier les d茅marches reli茅es 脿 la finance et aux RH (ex. formulaires d鈥檈mbauche, rapports de d茅pense, exigences de la paie et des RH pour les 茅tudiants et les employ茅s de recherche, allocations pour les 茅tudiants MSc/PhD/postdoctoraux, etc.). Assiste aux r茅unions d鈥檌nformation du LDI quand n茅cessaire.
- Est responsable de la gestion de l鈥檃genda du PI. Prends des rendez-vous et agit de sa propre initiative pour s鈥檃ssurer que le mat茅riel n茅cessaire soit donn茅 au PI avant la rencontre.
- G猫re toute la logistique touchant aux voyages du PI. 脌 son retour, s鈥檕ccupe des rapports de d茅penses et fait le suivi n茅cessaire.
- Se tient 脿 jour par rapport aux nouveaux logiciels, particuli猫rement en ce qui concerne de nouvelles proc茅dures financi猫res et de comptabilit茅. Assiste aux sessions de formation et aux ateliers, au besoin.
- Est responsable de la commande et du contr么le des fournitures de l鈥櫭﹒uipe de recherche (rafra卯chissements pour les rencontres, ordinateurs portables, etc.). Prend les dispositions n茅cessaires pour la maintenance des 茅quipements.
- Organise l'archivage des dossiers au besoin (ex. Dropbox, serveur du LDI, formulaires de consentements)
- Trie les courriels. S'assure que les pi猫ces justificatives soient jointes avant de les transmettre au PI. R茅pond aux courriels du PI, quand indiqu茅. Assure le suivi des demandes de renseignements qui lui sont adress茅es.
- Participe au d茅veloppement et 脿 la maintenance du site internet en collaboration avec la directrice du transfert de connaissances, en s鈥檃ssurant que l鈥檌nformation pr茅sente est exacte et 脿 jour.
- Met 脿 jour le CV du PI r茅guli猫rement en utilisant UniWeb et le CV commun canadien
- Pr茅pare les applications pour les comit茅s d鈥櫭﹖hique de recherche.
- Contribue 脿 la qualit茅 de la recherche (ex. pr茅pare les collectes de donn茅es, contr么le de qualit茅).
脡DUCATION & EXP脡RIENCE
- Ma卯trise de l'anglais et connaissance pratique du fran莽ais, 脿 l'oral comme 脿 l'茅crit.
- Habilit茅 d茅montr茅e de travailler avec Adobe et la suite Office.
- Capacit茅 脿 travailler de fa莽on autonome et en 茅quipe.
- Haut niveau de professionnalisme et de discr茅tion d茅montr茅.
- Exp茅rience d茅montr茅e aupr猫s d'une vari茅t茅 de clients externes et internes de haut profil et capacit茅 脿 茅tablir des relations constructives et efficaces.
- Exp茅rience dans la gestion d鈥檃gendas complexes.
- Capacit茅 脿 prioriser plusieurs requ锚tes, c鈥檈st-脿-dire la capacit茅 脿 conduire une 茅valuation compr茅hensive des enjeux, 脿 d茅terminer les priorit茅s et 脿 respecter les 茅ch茅anciers.
- Attention aux d茅tails.
- Capacit茅 de r茅solution de probl猫mes.
- Tr猫s organis茅 et poss茅dant d鈥檈xcellentes capacit茅s de communication; capacit茅 脿 composer, relire et 茅diter de la correspondance et des rapports en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropri茅es.
- Flexibilit茅 permettant de s鈥檃dapter 脿 des changements et 脿 des demandes fr茅quentes.
- Exp茅rience en planification d鈥櫭﹙猫nements.
COMMENT APPLIQUER
Envoyez votre application 脿 Dr. Isabelle Vedel par Isabelle.vedel [at] mcgill.ca (courriel)聽avec comme sujet : 芦 Application : Coordinateur/trice Administratif/ve 禄.
Lors de votre application, assurez-vous que votre lettre de pr茅sentation, votre CV, ainsi que le nom et les coordonn茅es de deux r茅f茅rences soit sauvegard茅 dans UN seul document Word ou PDF.
